Asana VS Monday

Hoy en El Desarrollador Web voy a hablaros sobre el uso de  herramientas para la gestión y organización de proyectos y tareas como lo son Asana y Monday. Pero antes, una introducción a la gestión de proyectos: A la hora de gestionar un proyecto es importante ser consciente de los diferentes caminos que puede tomar este. Cada camino representa un objetivo cumplido que puede ser una fecha de entrega o bien la resolución de un problema. Cada paso durante el desarrollo de proyecto es un hito, un hito lleno de tareas entre medias que se deben ir realizando. Sea un proyecto de gestión de un pedido de una pollería en Badia del Vallès o bien, un desarrollo completo para una app en Android e iOS con Ionic, por ejemplo.

Gestionar un proyecto no es tarea fácil, requiere de una metodología de ejecución, control y orden, que en ocasiones no se ejecutan adecuadamente y por eso, hacen que un proyecto de 2 meses, pueda llegar a ser una odisea de más de 6… Casos, los he tenido, creedme. Bajo esta premisa de rigor, control y ejecución de proyectos, nacen dos interesantes herramientas: Monday y Asana.

Monday

Monday fue lanzada como una startup independiente en febrero de 2014, monday.com es una herramienta que transforma la forma en que los equipos trabajan juntos. El objetivo principal de la herramienta es ayudar a los equipos a construir una cultura de transparencia, empoderando a todos para lograr más y ser más felices en el trabajo.

Gestionar un proyecto no es tarea fácil, requiere de una metodología de ejecución, control y orden, que en ocasiones no se ejecutan adecuadamente y por eso, hacen que un proyecto de 2 meses, pueda llegar a ser una odisea de más de 6… Casos, los he tenido, creedme.

Algunas de las funciones de Monday son:

Tareas y proyectos

• Agregue fácilmente tareas, proyectos, misiones y tareas pendientes
• Asignar compañeros de equipo a tareas o proyectos específicos
• Ver el estado exacto de dónde están las cosas
• Planificar la carga de trabajo a lo largo del tiempo

Comunicación eficaz 

• Agrega filas rápidamente a tu tablero.
• Menciona personas o equipos completos
• Recibe notificaciones en tu computadora de escritorio o móvil en tiempo real
• Comenta y felicita el trabajo de tus compañeros
• Arrastra y suelta archivos para centralizar todos sus documentos

Tiempo y planificación

• Visualiza todo lo que tu equipo está trabajando en un solo vistazo
• Evalúa al instante el ancho de banda de tu equipo
• Ver quién está ocupado y quién no
• Asegúrese de cumplir con todos sus plazos

Ahora bien, estas funciones no suenan como algo nuevo. Asana cuenta también con funciones bastante similares en la que podemos destacar también la organización y la planificación. Lo que nos lleva a…

Asana

Con Asana podemos planificar estructurar el trabajo de la manera que sea mejor según nuestro criterio. Establecer prioridades y plazos. Compartir detalles y asignación de tareas.

La posibilidad de seguir proyectos y tareas en cada etapa y la creación de planes de proyectos visuales para ver cómo cada paso se diseña a lo largo del tiempo.

Una función bastante interesante que debemos comentar en la función de Timeline, Asana ofrece la posibilidad de tener seguimiento de una tarea o proyecto de una forma más visual que se caracteriza por una línea de tiempo que refleja todos los cambios importante y el progreso de una tarea o proyecto específico.

Asana vs Monday: Integración, precios y utilidad.

Monday es una aplicación de colaboración y comunicación que puede usar para que los miembros de tu equipo trabajen de manera eficiente sincronizados desde una sola plataforma. Asana es una herramienta popular de administración de tareas y proyectos que permite una comunicación y colaboración en equipo más sencilla.

Precios

Monday ofrece una versión de prueba gratuita y cuatro SMB y planes de precios empresariales para que los usuarios puedan elegir por 25 dólares en donde se incluyen, 5GB de almacenamiento, función de búsqueda simple, filtro por persona, aplicaciones iOS y Android, tablas ilimitadas.

Asana por otro lado cuenta con un plan para equipos de hasta 15 usuarios, siempre está disponible de forma gratuita. Con el plan gratuito obtendrás: Tareas, proyectos y conversaciones ilimitados, tableros básicos, mientras que el plan Premium costará 9.99 dólares por miembro.

Integraciones

Monday.com es un sistema API abierto, lo que significa que se puede crear conexiones personalizadas e integrarlo literalmente con cualquier sistema o aplicación de terceros. Las integraciones prefabricadas incluyen:

• Zapier
• Flojo
• Github
• Asana
• JIRA
• Dropbox
• Gmail
• calendario de Google
• Google Drive
• Email
• Pipedrive
• Trello

Asana proporciona una amplia gama de integraciones a través de asociaciones y su API mucho más amplia:

• Google Drive
• Dropbox
• Chrome Extension
• Box
• Slack
• InstaGantt
• Zapier
• Jotana
• Sprintboards
• Github
• Phabricator
• Cloudwork
• Usersnap
• FlowBS
• Alfred
• Wufoo
• Templana
• MailChimp
• WordPress
• Evernote
• Hipchat
• Harvest
• Digispoke
• Campaign Monitor
• Zendesk
• JIRA
• Sunrise
• Calendar Sync
• Pivotal Tracker
• Xendo
• Mailana
• Weekdone
• Fancy Hands
• Hall
• Cloudmagic
• Everhour

Casos de uso específicos

Asana

Asana se ha consolidado como una herramienta flexible para equipos que buscan gestionar tareas y proyectos sin demasiadas complicaciones. Es especialmente útil para:

1. Startups y PYMEs: Equipos pequeños y medianos tienden a preferir Asana por su enfoque claro en la gestión de tareas. La simplicidad de sus funciones principales permite que startups con recursos limitados puedan organizarse rápidamente sin una curva de aprendizaje demasiado pronunciada.
2. Equipos creativos: Grupos que trabajan en diseño, marketing o redacción encuentran en Asana una gran flexibilidad para planificar campañas, establecer objetivos de equipo y compartir archivos. Las vistas de «Calendario» y «Cronograma» permiten visualizar fácilmente plazos de entrega y dependencias entre tareas, algo que resulta esencial en este tipo de trabajos.
3. Freelancers o autónomos: Si eres un profesional independiente que gestiona múltiples clientes o proyectos al mismo tiempo, Asana puede ayudarte a mantener todo organizado de manera visual. Al ser muy personalizable, puedes diseñar tu flujo de trabajo a la medida, lo cual es una gran ventaja para quienes necesitan autonomía.

Monday.com

Monday.com, por su parte, tiene un enfoque más robusto en la gestión visual y la personalización avanzada, haciéndola ideal para equipos que necesitan más estructura o que trabajan en proyectos más complejos:

1. Grandes corporaciones y equipos empresariales: Para empresas con numerosos departamentos y tareas interrelacionadas, Monday.com ofrece un nivel de control muy granular. La capacidad de construir tableros completamente personalizados para cada equipo, departamento o tipo de proyecto lo convierte en una opción preferida en entornos corporativos que requieren organización y seguimiento exhaustivo.
2. Gestión de productos: Los equipos que trabajan en desarrollo de productos o proyectos de ingeniería pueden aprovechar las funciones de seguimiento detallado de fases de producción, roadmaps y hitos clave. Las funcionalidades avanzadas de automatización permiten configurar flujos de trabajo repetitivos que ahorran tiempo.
3. Agencias: Las agencias de publicidad, marketing o diseño que gestionan múltiples clientes a la vez encuentran en Monday.com una ventaja, gracias a su capacidad de manejar diversos proyectos en paralelo con diferentes niveles de personalización y seguimiento. La integración con otras herramientas populares (como HubSpot o Slack) permite a las agencias centralizar la gestión de sus procesos y la comunicación con los clientes.

Experiencia de usuario (UX) y curva de aprendizaje

Asana

Asana es conocida por su interfaz minimalista, limpia y relativamente fácil de usar, incluso para usuarios novatos. Los siguientes puntos destacan en su experiencia de usuario:

1. Curva de aprendizaje moderada: Al estar diseñada para ser sencilla desde el principio, Asana no exige una gran cantidad de tiempo para aprender a usar sus funciones básicas. Esto es especialmente beneficioso para equipos que necesitan comenzar a usar la herramienta con rapidez sin un proceso largo de capacitación.
2. Vistas personalizables: Asana permite a los usuarios cambiar fácilmente entre diferentes modos de visualización (tablero Kanban, cronograma, lista de tareas). Esta flexibilidad ayuda a que distintos miembros del equipo puedan adaptarse al estilo de trabajo que prefieran. Sin embargo, para aprovechar funciones avanzadas, como las dependencias entre tareas, los usuarios podrían necesitar explorar más a fondo la documentación o los tutoriales.
3. Simplicidad en las notificaciones y seguimiento: Una de las ventajas de Asana es que no abruma al usuario con notificaciones innecesarias. Las tareas asignadas, los plazos y los seguimientos son visibles sin complicaciones, lo que mejora la experiencia general, sobre todo para aquellos que trabajan en múltiples proyectos.

Monday.com

Monday.com, en comparación, tiene una interfaz más rica en opciones, lo cual puede ser tanto una ventaja como un desafío según el tipo de usuario:

1. Curva de aprendizaje más pronunciada: Aunque su interfaz es visualmente atractiva y llena de colores que facilitan la identificación de tareas y prioridades, puede ser algo abrumadora para los nuevos usuarios. La cantidad de funciones y opciones de personalización, si bien poderosa, puede hacer que los usuarios principiantes necesiten más tiempo para adaptarse. Monday.com ofrece guías detalladas y tutoriales, pero requiere más inversión inicial en capacitación, especialmente si el equipo busca aprovechar al máximo su potencial.
2. Extrema personalización: Monday.com sobresale en la personalización del flujo de trabajo. Cada tarea o proyecto puede tener configuraciones específicas, desde el tipo de columna (texto, números, estatus, etc.) hasta reglas automáticas para mover tareas entre fases. Esta flexibilidad es ideal para usuarios avanzados, pero puede generar una experiencia más compleja para quienes prefieren simplicidad.
3. Visualización y claridad: Una de las grandes ventajas de Monday.com es su capacidad para ofrecer una visualización clara y detallada del progreso del proyecto. Los gráficos, las líneas de tiempo y las barras de progreso permiten a los equipos seguir fácilmente el estado de cada tarea y proyecto. A pesar de esto, el exceso de opciones visuales puede ser contraproducente si no se configuran correctamente desde el principio.

Asana vs Monday: ¿Existe alguna diferencia?

Asana cuenta cuenta con una amplia variedad de funciones que también podemos encontrar en Monday.com, sin embargo todo se trata de que herramienta funciona mejor para nosotros y de qué forma se adapta a nuestras necesidades. Al momento de seleccionar una herramienta es importante tomar en cuenta la repercusión monetaria que pueda representar para nuestra empresa.

Además de esto, el diseño es un aspecto importante. La posibilidad de tener una herramienta como Asana o Monday puede llegar a facilitar la organización y el desempeño de un equipo de trabajo, gracias a la interfaz con la que ambas plataformas cuentan.

Ambas herramientas pueden ser de utilidad,  Asana como administrador de información colaborativa para el área de trabajo. Una herramienta que te ayuda a organizar personas y tareas de manera efectiva. Mientras que Monday ayuda a avanzar en los proyectos rápidamente, de forma que todos sepan qué se ha hecho en una tarea y qué necesita ser terminado en ese momento.

En definitiva, no deberías decantarte por una, según el tipo de proyecto en el que te encuentres, es mucho más interesa usar una u otra, no deberías cerrarte en banda a la hora de gestionar un proyecto pues, cada herramienta tiene algo especial que la hace ser más útil según el caso que la otra.